Le sfide dell’IT, fare di più gestendo costi e rischi

Le sfide dell’IT, fare di più gestendo costi e rischi

Secondo una recente ricerca commissionata da VMware a Freeform Dynamics, le preferenze e i desideri degli utenti professionali sono sempre più influenti all'interno dell'azienda. Infatti, più del 50% dei responsabili IT dichiara che le preferenze degli utenti sta diventando sempre più importanti nel determinare le decisioni prese.

Fino a poco tempo fa, l'IT era il regno dei tecnici e degli ingegneri, e molti dipendenti non avevano la preparazione tecnica o il desiderio di assemblare la propria workstation o di mettere in funzione i propri dispositivi. Oggi gli utenti si comportano da consumatori tecnicamente competenti e non come utilizzatori passivi di tecnologia. Questo cambiamento di rotta fondamentale rappresenta una grande opportunità per molte aziende ma, allo stesso tempo, rappresenta una nuova sfida per l'IT.
I dispositivi e le App di oggi non sono solo molto più user-centric di prima, sono anche onnipresenti, cosa che ha fondamentalmente modificato il modo di pensare dell'utente, che oggi è molto più disposto e capace di chiedere le tecnologie con cui si sente più produttivo e a proprio agio per lavorare in modo veloce ed efficace. E si aspetta che l'IT lo supporti pienamente in questo. Un meccanismo che sta indirettamente aiutando le aziende a fare un passo avanti nell'innovazione e nel cambiamento.
Fornire gli strumenti giusti agli end user non è sempre semplice, ma ci sono molti modi per farlo sfruttando le opportunità offerte dalle moderne tecnologie end user e, al tempo stesso, risparmiando tempo, gestendo i costi, i rischi e i contrasti in maniera efficace.

- La mia strategia attuale rappresenta una scelta di successo nella rivoluzione IT guidata dal consumatore?
Secondo la ricerca di Freeform Dynamics, la stragrande maggioranza dei responsabili IT ritiene ci sia un gap enorme nelle proprie capacità relative all'end user computing. Più del 90% riceve richiesta di utilizzo del proprio smartphone al lavoro da parte dei dipendenti. Nell'85% dei casi all'IT viene chiesto di utilizzare più dispositivi da parte di singoli utenti. E più del 50% osserva un trend crescente di adozione di alternative al tradizionale PC Windows, come il Mac. Uno su quattro ammette di non essere nella posizione di poter rispondere a queste richieste. È un segnale preoccupante, ma riconoscerlo come un dato di fatto è il primo passo. Agire è il secondo, fondamentale.
Affrontando le richieste molteplici degli utenti, le differenze culturali e le pressioni interne, dal CEO al CIO fino al CMO, occorre arrivare a una decisione comune sull'infrastruttura e le tecnologie da adottare per restare competitivi. Le sfide vanno dalle difficoltà tecniche nel definire le priorità e prendere decisioni relative alle tecnologie fino a discordanze organizzative o a conflitti e lotte politiche interne fra differenti business unit. Gestendo discussioni come queste, i CIO non solo aiutano l'azienda a creare strategie IT di lungo periodo che mettono insieme richieste di business ed esigenze dell'utente, ma mettono anche l'IT in condizione di prendere decisioni, definendo una direzione da seguire in un'area assolutamente cruciale per l'azienda.

- Come la mia azienda percepisce il rischio legato all'innovazione quando si tratta di affrontare le mutevoli esigenze e le richieste degli utenti finali?
Con le richieste per l'IT che diventano sempre più complesse, i CIO sono alle prese con nuove tecnologie, nuove app e anche con nuovi modelli di responsabilità, e allo stesso tempo devono continuamente ridurre i costi. Una strada comune da intraprendere, spesso percepita come la via migliore per controllare i costi, è spendere un budget prestabilito, mantenendo l'infrastruttura IT esistente piuttosto che innovando. Dopo tutto, persuadere l'utente finale dei benefici dell'attuale sistema, assicurarsi che l'IT abbia meno downtime e rinnovarlo dopo un periodo di tempo prestabilito dovrebbe aiutare a risparmiare denaro, giusto? Dopo tutto, lo hai già fatto molte volte in passato e sai come farlo. In realtà no, semplicemente continuare a fare quello che facevi ieri non creerà nuovo valore e non ti darà la risposta a tutte le domande. Anche fare quello che facevi ieri è diventato più costoso.
Per continuare a essere competitivi, le aziende devono evolvere, devono investire. Gli investimenti in nuove aree e in nuove tecnologie che possano supportare le nuove richieste degli utenti e le crescenti esigenze delle moderne organizzazioni possono portare benefici crescenti che sarebbero altrimenti persi se il budget venisse speso solo in manutenzione della infrastruttura esistente. Scegliendo di spendere in innovazione, e dando risposte alle richieste degli utenti che aiutano a guidare il business oltre, i CIO possono evitare la spiacevole conseguenza di cercare di mantenere lo status quo nel desktop computing, in cui l'80% del budget viene speso in manutenzione e solo il 20% in innovazione. Gartner stima che solo il 30% dei budget complessivi va in innovazione. Fra i clienti di VMware, questa percentuale è notevolmente più alta, con il 40% del budget IT investito per innovare e con l'obiettivo di arrivare a un modello 50/50, con il 50% del budget investito in innovazione. Fare quello che già fai può sembrare meno rischioso nell'end user computing, ma è solo una strategia eccessivamente conservativa e controproducente che sta finalmente cambiando con la lenta uscita delle aziende dalla crisi.

- Comprendo completamente il valore di business generato dall'IT?
Come ogni altra funzione aziendale, ai CIO oggi si chiede di mostrare il valore di business generato dall'investimento nella propria area. Per l'end user computing, non è solo dimostrare di aver risparmiato budget, ma offrire una stima quantificabile dei benefici meno tangibili, come una migliorata customer satisfaction, accesso alle informazioni in modo puntuale o un aumento nella produttività a seguito dell'introduzione di una modalità di lavoro mobile o da remoto.
Capire il reale valore di business di questi elementi intangibili è fondamentale. In questa nuova era dell'end user computing, ai CIO è richiesto di parlare la lingua del business allo stesso modo di quella della tecnologia.
Nonostante il grande potenziale, (sia nel risolvere i problemi esistenti che nel creare nuove opportunità) molti team IT non sono del tutto pronti a supportare l'ondata di nuove opzioni ora disponibili per l'end user computing. Sono cauti e spesso bloccano le attività per paura di aumentare i costi e i rischi. Ma la buona notizia è che stanno emergendo una serie di nuove tecnologie e tecniche che paradossalmente consentono una maggiore libertà all'utente e al tempo stesso un maggiore controllo all'IT, senza accrescere i costi e i rischi: soluzioni come virtualizzazione desktop e delle applicazioni, framework mobile, nuovi strumenti di gestione e portali per end user.
Come risultato della transizione dei dipartimenti IT da centro di costo e centro di profitto, mostrare solo il controllo dei costi non è più abbastanza: è fondamentale una valutazione credibile del valore aggiunto per il business derivante da un investimento in end user computing, inclusi i benefici non tangibili.
Una crescente varietà di soluzioni e un più alto livello di scelta e flessibilità per l'end user sono inevitabili parti di come l'end user computing crescerà nel tempo. I costi e i rischi percepiti spesso trattengono i CIO quando si tratta di far pesare gli investimenti, ma per fortuna molti stanno iniziando a riconoscere che non ha molto senso per il business rimandare i benefici di soluzioni moderne e più flessibili ancora a lungo.
Questo spiega per esempio perché la società internazionale di autonoleggio Hertz si è spostata su una infrastruttura di desktop virtuali per portare il servizio clienti dal centro innovazione di Dublino in più di 5.000 location in Europa. Facendo questo, Hertz è riuscita a ridurre i problemi dell'helpdesk di oltre il 30% e ha raddoppiato il ciclo di vita dei dispositivi desktop da 5 a 10 anni con l'utilizzo dei thin client e di VMware Horizon.
O il caso di un'azienda di servizi, che ha stimato un risparmio del 60% dei costi in hardware e manutenzione con l'implementazione di un'infrastruttura di virtual desktop basata su VMware Horizon, così come altri benefici intangibili come la riduzione del tempo di setup per i consulenti esterni da giorni a ore, o l'integrazione di acquisizioni o fusioni del 40% più veloce grazie a una più efficace installazione del desktop computing.
Grazie in parte agli avanzamenti nella tecnologia consumer, l'end user computing sta cambiando in maniera incredibilmente veloce. Anche in un periodo di confusione e incertezza, una cosa è chiara: sono sempre di più i benefici di business che possono essere ottenuti ascoltando le richieste degli utenti e consentendo loro di fare di più.