Xerox, la gestione documentale e l’impiego della carta

Xerox, la gestione documentale e l’impiego della carta

Xerox introduce nuovi strumenti e servizi in grado di risolvere i problemi legati alla gestione documentale e dei processi aziendali, relativamente all'impiego della carta negli ambienti business.
Per rispondere adeguatamente alla necessità delle aziende di gestire nel miglior modo possibile i flussi di documenti e di dati, Xerox ha realizzato nuovi strumenti in grado di stampare a un minor costo – e in minor quantità – e di semplificare i processi di business in modo sicuro e sostenibile.

Mike Feldman, Presidente della Divisione Large Enterprise Operations di Xerox
Le aziende hanno un rapporto di amore-odio con la carta. Nonostante infatti la reputino fondamentale per ogni processo, dalla fatturazione alla collaborazione, può allo stesso tempo paralizzare la produttività. È per questo che l'automazione del flusso di lavoro è una priorità aziendale. L'eliminazione dei problemi derivati dai flussi di lavoro manuali e basati sull'impiego della carta può migliorare le operazioni aziendali e accelerare i benefici derivati dai servizi di stampa gestiti.

La soluzione Xerox per l'automazione del flusso di lavoro e l'ottimizzazione della fornitura dei materiali di consumo, un'offerta basata sui servizi per la vendita al dettaglio, utilizza la Managed Analytics Platform di Datawatch per digitalizzare, centralizzare, automatizzare e gestire i passaggi manuali più onerosi e propensi all'errore del ciclo di vita del prodotto. Questa soluzione riduce lo sforzo e i costi di stampa, semplifica le procedure d'inventario e di riconciliazione delle fatture, aumenta la percentuale di soddisfacimento della domanda attraverso la sincronizzazione dei dati e l'applicazione di analytics automatici a livello di stock.
Per rafforzare ulteriormente la sua offerta per il mercato verticale, Xerox ha introdotto diverse soluzioni per l'automazione del flusso di lavoro progettate grazie alla partnership istituita con Hyland, il creatore di OnBase, in grado di automatizzare le funzioni aziendali fondamentali, come:

• Trattamento delle domande di prestito – raccoglie input sulle domande di prestito da fonti quali stampanti multifunzione, device mobili e applicazioni web, e le invia automaticamente agli impiegati che si occupano di prestiti, tramite un canale personalizzato. Le fonti di dati esterni - come i servizi di informazioni creditizie e i database di registrazione dei veicoli - entrano fluidamente nel processo di lavoro e vengono archiviati in tutta sicurezza all'interno di sistemi per la gestione dei contenuti.
• Gestione delle informazioni delle cartelle sanitarie – supporta gli ospedali nell'aumento della produttività e fornisce una visione più completa dello stato del paziente grazie alla gestione complessiva di tutti i dati e la documentazione clinica, i quali sono immagazzinati all'interno in una cartella clinica digitale, un archivio fotografico e un sistema di comunicazione, all'interno di un deposito di contenuti clinici.
• Avviamento delle Risorse Umane – aumenta la velocità e l'efficienza dei processi di avviamento attraverso la rimozione della carta, l'automatizzazione dei passaggi e il controllo di gestione. Ai nuovi assunti è garantito l'accesso a un portale riservato al personale per completare il lavoro d'ufficio in formato elettronico e tutta la documentazione online necessaria. Le organizzazioni di supporto come le istituzioni, la divisione IT e i contabili sono coinvolti per assicurare la puntualità delle forniture. I dati vengono inseriti in voci che fanno parte del controllo di gestione per futuri riferimenti, recuperi o per essere eliminati.

Xerox Digital Alternatives, che permette agli utenti di firmare, annotare, condividere, salvare e leggere documenti da un'unica interfaccia, è ora disponibile sul Cloud in un'area riservata di Xerox, i cui nuovi e potenti analytics permettono, inoltre, un'accelerazione nella migrazione delle aziende dalla carta al digitale. In più, lo strumento DocuShare Private Cloud Service di Xerox consente un'agile messa a punto della gestione dei contenuti aziendali e di una piattaforma collaborativa per catturare, gestire e condividere i contenuti in sicurezza nel cloud da dispositivi mobile e PC.

La soluzione Secure Print Manager Suite with User Analytics di Xerox, implementata da CompleteView e NewField IT fornisce un'analisi di chi sta stampando cosa, quando, in che quantità e dove. Grazie a queste conoscenze, Xerox è in grado di consigliare alle aziende come ottimizzare i loro ambienti di stampa.

Le nuove App realizzate per chi lavora da mobile rendono la stampa sicura, agile e più facile per le grandi aziende, grazie al plug-in Xerox Print Service per Android e alle App Mobile Access e Mobile Link.