TeamViewer, la tecnologia migliora la collaborazione in ufficio

TeamViewer, la tecnologia migliora la collaborazione in ufficio

Axel Schmidt, Public Relations Manager di TeamViewer, svela il proprio punto di vista sulla tecnologia, che dovrebbe garantire un ambiente di lavoro collaborativo ed equilibrato.
Le aziende Small Office/Home Office devono affrontare una serie di sfide - dalla ricerca dei partner giusti all'espansione di una solida clientela, dalla gestione dei bilanci fino alla crescita delle entrate. E, in cima a tutto questo, molti sentono enormi pressioni per innovare costantemente e per stare al passo dei concorrenti. Inutile dire che i proprietari di SOHO svolgono molti ruoli e spesso sono più sotto pressione rispetto agli altri.

Secondo la US Small Business Administration, più della metà delle aziende statunitensi sono basate nella casa del proprietario. Infatti, alcuni grandi marchi che conosciamo molto bene - come Apple, Hershey e Ford Motor Company - hanno iniziato come imprese a domicilio.
Quindi come possono i proprietari di Small Office/Home Office affrontare le sfide elencate sopra e continuare a far crescere la loro azienda? Ovviamente non vi è una regola vincente per il successo, ma sicuramente un elemento chiave è la collaborazione.

La collaborazione offre un vantaggio competitivo per le aziende che ne riconoscono l'importanza e ne fanno una priorità. Infatti, un recente studio condotto da Google, ha rivelato che la collaborazione migliora la pianificazione e il processo decisionale, oltre ad aprire la strada ad una maggiore innovazione. Per avanzare attraverso le sfide quotidiane e continuare ad avere successo, i responsabili delle SOHO hanno bisogno di incontrare e coordinarsi con i colleghi, i partner e i clienti.

Favorendo in particolare la collaborazione tra i dipendenti, le imprese possono beneficiare di una migliore comunicazione e di un maggiore allineamento tra i membri del team, oltre ad una maggiore produttività e, in ultima analisi, ad una crescita dell’azienda. Un’altra interessante ricerca condotta da Aberdeen Group ha evidenziato che vi è una forte correlazione tra la comunicazione, la collaborazione e le prestazioni di business superiori. Quelle imprese che hanno detto di favorire attivamente la collaborazione tra i dipendenti hanno mostrato un sostanziale miglioramento degli indicatori chiave di business anno dopo anno. In particolare, i risultati mostrano che, rispetto a coloro che non hanno tra le loro priorità la collaborazione, queste imprese hanno raggiunto un sostanziale miglioramento nei seguenti indici:
• Aumento della fidelizzazione dei clienti di oltre due volte
• Incremento della produttività dei dipendenti di sette volte
• Crescita dell'efficienza operativa di oltre due volte

Il vantaggio nel favorire la collaborazione all’interno della forza lavoro è chiaro e misurabile ma non per questo significa che le aziende lo devono limitare al loro team interno – anche la collaborazione con i clienti può essere ugualmente utile. E’ infatti risaputo che il rapporto tra l'acquirente e il venditore è la chiave per il successo aziendale.

La creazione di forti relazioni tra il compratore e il venditore si traduce spesso in un maggiore impegno e senso di fiducia da entrambi le parti. I titolari di piccole imprese hanno un vantaggio chiave in quanto sono maggiormente in grado di personalizzare i prodotti per soddisfare i desideri dei clienti - ed è qui che la collaborazione svolge un ruolo fondamentale.
Spesso nelle Small Office/Home Office i clienti e i colleghi di lavoro sono geograficamente lontani e collaborare non è così immediato come spostarsi nella stanza accanto per una rapida riunione informale. Ciò può comportare un’ulteriore sfida per i titolari, ma funziona anche a loro vantaggio. Un rapporto di ricerca del MIT ha infatti evidenziato che i team dispersi superano spesso le squadre "co-located".

Per rendere le iniziative di collaborazione di successo, le imprese devono avere gli strumenti giusti. Nel sondaggio di Google di cui sopra, il 34 per cento degli intervistati ha identificato la propria organizzazione come 'Believers.' Le aziende believer sono quelle che si stanno muovendo nella direzione giusta, ma non hanno ancora gli strumenti per realizzare i loro obiettivi. Gli strumenti giusti, usati nel modo corretto, rendono più facile la collaborazione.

Per favorire un ambiente di lavoro collaborativo, le small/home office hanno bisogno di utilizzare una tecnologia facile che favorisca la produttività. Due sono le tecnologie chiave: i software di meeting online e di videoconferenze. I meeting online sono la spina dorsale della collaborazione per i team remoti. Gli small office devono sfruttare le soluzioni che consentono agli utenti di avviare una riunione, una chiamata video o una teleconferenza con un solo clic e poi invitare gli altri partecipanti via email. Alcune soluzioni includono anche una funzione che integra automaticamente le riunioni nel calendario di Outlook di un utente in modo che possano facilmente tenere d'occhio i loro appuntamenti.

Alcuni software includono anche una vasta selezione di strumenti per rendere le riunioni più vivaci e più interattive, tra cui le chiamata video, le chat e le conferenze. Se un imprenditore ospita un incontro con i dipendenti e i clienti per quanto riguarda la strategia per il prossimo trimestre, una funzione di chat consentirebbe loro di inviare messaggi mirati solo ai dipendenti o indipendentemente a tutti i partecipanti, e per coloro che prendono parte alla riunione di porre domande senza interrompere il flusso della presentazione. Questo aumenta la natura collaborativa delle riunioni online e mantiene i partecipanti coinvolti.

Inoltre, la videoconferenza è un modo semplice per i dipendenti e/o clienti di incontrarsi faccia a faccia da qualsiasi luogo e collaborare tra loro come se fosse un incontro di persona. Numerosi strumenti di videoconferenza sono dotati infatti della condivisione dello schermo e della possibilità di modificare i documenti aumentando la produttività di una chiamata video. Ciò consente ai dipendenti o clienti di lavorare su documenti condivisi, non importa dove essi si trovino. Dal momento che vedranno tutti gli stessi articoli, le incomprensioni possono essere evitate e la collaborazione può prosperare.

Ad integrazione di queste tecnologie, sono importanti anche gli strumenti di file-sharing. Alcuni software consentono agli utenti di trascinare e rilasciare, copiare e incollare o utilizzare il cloud storage per copiare i singoli file o intere cartelle in pochi secondi da qualsiasi luogo. Questa funzione è utile anche per eludere il limite di dimensione applicato dai server e-mail.

Le soluzioni dovrebbero anche avere un app mobile così gli utenti possono facilmente prendere parte a una riunione o una video chiamata mentre sono in viaggio. La forza lavoro di oggi è attiva 24 ore su 24, tutti i giorni della settimana e non si sa quando ci sarà necessità di collegarsi con i colleghi o clienti. La flessibilità delle applicazioni mobile incrementa ulteriormente la capacità di questi gruppi di collaborare sempre e ovunque.
La combinazione di queste importanti caratteristiche della tecnologia facilita un ambiente di lavoro collaborativo per quelle aziende che si sforzano di rimanere in contatto con colleghi, partner e clienti al fine di migliore l’esperienza o il prodotto disponibile. Se l'obiettivo del titolare di una Small Office è quello di diventare il prossimo Apple o superare le vendite annuali dell’anno precedente, la collaborazione allora è essenziale. Con le tecnologie per la collaborazione, le imprese possono rimanere in contatto con i loro clienti e i membri del team, non importa dove si trovino, aumentando la comunicazione e supportando le decisioni di business e di crescita.