Stampa, gestione documentale e dematerializzazione

Stampa, gestione documentale e dematerializzazione

Le piattaforme per la gestione documentale includono un insieme di architetture hardware e software, a partire dai programmi di Document Management System, o DMS. L'intero percorso che consente la cattura, l'archiviazione e l'ordinamento dei documenti, per poi poterli recuperare e, per esempio, ristampare, include un l'intreccio tra dispositivi lato utente, server e gestionali, può apparire particolarmente complesso.
L'obiettivo è tuttavia comune e l'intera catena è studiata per consentire l'organizzare e per facilitare la creazione collaborativa di documenti e altri tipi di contenuti digitali.
Se, da un lato, il DMS è costituito da una applicazione che lavora all'interno di una o più macchine server, occupandosi di eseguire pesanti operazioni di catalogazione e indicizzazione dei documenti, dall'altro, sono numerosi i dispositivi che oggi consentono una facile interazione con la piattaforma di management.

Tipicamente, questo genere di sistema offre funzionalità avanzate per la completa dematerializzazione dei flussi documentali, un'organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi, oltre alla totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.
Non solo, i sistemi più evoluti garantiscono l'accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza e una sensibile riduzione dei costi.
Naturalmente, simili soluzioni sono accessibili attraverso la intranet locale, in ufficio, ma anche fuori dalla sede di lavoro, tramite connessioni sicure via Internet, per abilitare una produttività continua dei processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.
Le piattaforme più evolute mettono a disposizione potenti algoritmi di controllo, per gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli e i moduli. Ciò permette di archiviare i documenti in modo efficace, di stabilire le liste di distribuzione e di condividere le informazioni all'interno dell'azienda in modo fluido, per una maggiore ergonomia di business.
In aggiunta, i documenti acquisiti, scansionati o generati digitalmente possono essere archiviati e resi immodificabili, per garantire l'integrità della documentazione.

Risulta comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico sempre consultabile. In questo caso il sistema si occupa di generare un numero file progressivo e univoco. L'ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni risiedono in un archivio storico sempre consultabile, in base ai permessi assegnati all'utente o al gruppo di lavoro.
Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato e sono rese disponibili a tutti gli utenti, ma possono essere protette per la consultazione da parte di alcuni utenti selezionati. Non solo, le annotazioni possono essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione sostitutiva. Gli allegati, invece, possono essere riportati in conservazione sostitutiva così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità.
Un sistema di gestione documentale non si occupa unicamente di gestire e archiviare i documenti ma permette di centralizzare e semplificare la generazione e l'impiego dei modelli aziendali.
Per esempio, file Microsoft Office, OpenOffice e Adobe PDF possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale, con versioni sempre aggiornate, aggiornate e modificate unicamente dagli utenti che posseggono i diritti di accesso.
In questo senso, il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso predeterminato. Tutti i documenti archiviati sono ricercabili attraverso i campi di profilo del file, le note allegate ai documenti o i dati anagrafici del mittente o del destinatario.
La ricerca dei testi è inoltre possibile all'interno dei documenti, grazie all'integrazione di motori OCR particolarmente efficienti.
Non solo, ogni file può essere collegato manualmente dall'utente o automaticamente, in base ad informazioni esterne, provenienti da un ERP, per esempio, per la creazione di regole di relazione tra documenti.

Nel complesso, tutte le peculiarità dei Document Management System sono studiate per consentire l'organizzazione e la conservazione di tutti i documenti in un'unica soluzione. Questo è indispensabile per l'archiviazione operativa e la conservazione digitale dei documenti amministrativi e gestionali e non solo.
Con il costante aumento di materiale e documentazione, un sistema di gestione consente di mantenere il più leggero possibile il flusso di informazioni, senza rallentare il normale iter dell'ufficio.


Come anticipato, le principali soluzioni software DMS sono necessariamente affiancate da un percorso di acquisizione, di digitalizzazione e dematerializzazione dei dati. Spesso, aziende produttrici di hardware per la stampa e la scansione, si occupano di integrare servizi per i propri clienti, proponendo pacchetti che possano ottimizzare le risorse, accelerando il business.

Ad esempio, Ricoh supporta le aziende nei processi di ottimizzazione dei processi di stampa e nella distribuzione dei documenti e ha sviluppato l'ecosistema Managing Enterprise Output.
È così possibile, per le diverse realtà professionali, sviluppare una strategia per migliorare la gestione dei documenti e la relativa distribuzione dei contenuti tramite stampa, E-mail o Web.
Di fatto, scegliere la strada dell'ottimizzazione documentale consente trasparenza e automazione dei flussi di lavoro, la riduzione dei costi, una maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, oltre alla tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi. Non solo, è garantita la digitalizzazione dei documenti semplificata e una maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni.
La soluzione Managing Enterprise Output (MEO) di Ricoh permette di collegare tutti i processi di creazione e distribuzione dei documenti (prodotti sia negli uffici sia nei centri stampa aziendali) ad un flusso di lavoro centralizzato. MEO migliora la gestione dei documenti da qualsiasi fonte essi provengano (applicazioni pc, sistemi ERP, dispositivi portatili, e-mail, mainframe, scanner...) e la loro distribuzione attraverso molteplici canali quali stampa, e-mail e web. I documenti vengono quindi gestiti in maniera integrata, indipendentemente dalla piattaforma che li ha creati e dal canale mediante il quale vengono distribuiti.

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Analogamente, seguendo un percorso che lega in modo inscindibile hardware dedicato e cloud computing, Xerox propone alle aziende la ConnectKey Platform 1.5. Il sistema nasce per supportare attivamente le realtà professionali alla ricerca di maggiore di produttività, mobilità, sicurezza dei dati e accesso al Cloud. L'architettura include dispositivi multifunzione della gamma WorkCentre, dotati di evolute funzionalità software, come il supporto WebKit, che consente ai partner di impostare facilmente l'interfaccia utente del pannello di controllo per l'adozione di applicazioni ad hoc sui dispositivi multifunzione dei loro clienti.
Questo, analogamente al lancio della App Studio 2.0 di Xerox, consente alle nuove applicazioni ConnectKey di accedere direttamente ad archivi ospitati su cloud, come per esempio su Microsoft Office 365 o Dropbox, per effettuare scansioni o stampe dei documenti archiviati. Per la stampa a richiesta è invece disponibile un'App che consente ai clienti di stampare dal proprio sito web, sia esso protetto da firewall o su Cloud.
Xerox Secure Access Version 5.0 è ora una soluzione di gestione della stampa modulare a tutti gli effetti e consente ai clienti di utilizzare funzionalità di autenticazione a costi contenuti. Le nuove funzionalità di Mobile Print Solution 3.0 di Xerox offrono maggiore comfort, sicurezza e flessibilità, garantendo la possibilità di selezionare i formati dei supporti e gli intervalli di pagina per la stampa.
In questo modo, i servizi di stampa gestiti di Xerox consentono ai clienti di avere un maggior controllo dell'informazione, mantenendo la gestione dei fattori rilevanti per il business quotidiano quali produttività, mobilità, sicurezza e sostenibilità.

Per una gestione documentale ottimizzata e fluida, Kyocera Document Solutions ha recentemente mostrato al CeBIT 2015 come sia possibile migliorare l'efficienza mediante l'analisi dei processi di gestione documentale e la gestione intelligente del ciclo di vita delle infrastrutture di stampa e copia. Con "Print Server Operation" Kyocera che promette inoltre di ridurre le spese per il personale e la gestione IT.
La digitalizzazione è ovunque e la sua portata si sta rapidamente e profondamente estendendo in tutti gli ambienti professionali e sociali. In futuro, i reparti IT verranno infatti chiamati a fornire il proprio contributo alle strategie di business e all'ottimizzazione delle operazioni aziendali. Esiste un grande potenziale, come dimostrato da recenti analisi di mercato effettuate da IDC, che ha rilevato che il 50% dei dirigenti e dipendenti ritengono che il continuo scambio tra documenti digitali e cartacei sia progettato in modo inefficiente.
In quest'ottica, Kyocera Document Solutions prevede soluzioni progettate per aiutare le aziende a ottimizzare i vari processi aziendali, attraverso strumenti meno costosi, più sicuri e più intelligenti.
Kyocera MDS consente alle aziende di migliorare la gestione dei propri documenti. Il servizio completo comporta l'analisi e la documentazione dei processi documentali e dei flussi di lavoro, seguiti da suggerimenti per il miglioramento. I consulenti Kyocera sono esterni alle organizzazioni, per questo sono in una posizione privilegiata per porre domande oggettive, fare valutazioni imparziali e scoprire il potenziale di miglioramento.
Per il contenimento dei costi e sopperire all'assenza di risorse di stampa office e SAP, l'azienda ha progettato una soluzione di server di stampa che stabilisce un unico punto di contatto e aiuta i reparti IT a gestire i costi in modo più efficiente. Un altro vantaggio della gestione proattiva del server di stampa è la riduzione della frequenza di incidenti. Inoltre, i driver e altri componenti necessari per la stampa sono sempre aggiornati e le aziende possono disporre di infrastrutture di stampa omogenee.


Secondo recenti analisi condotte da Xerox, la gestione ottimizzata del flusso di documenti può consentire notevoli risparmi in termini di costi di stampa e manutenzione. Analogamente, l'implementazione di un'architettura di controllo DMS può consentire controlli più stringenti e incrementare la sicurezza dei dati nell'intero ciclo produttivo di scansione, acquisizione e stampa.

Pietro Vischi, Business Team Manager, Office & Solutions di Xerox Italia ha analizzato i flussi di stampa all'interno degli uffici, scoprendo come sia possibile abilitare una reale riduzione degli sprechi. Secondo il manager, la carta che utilizziamo in ufficio è facilmente riciclabile; ciononostante, se ne spreca ancora molta.
L'Agenzia per il Controllo dell'Inquinamento del Minnesota afferma che: "la riduzione degli sprechi è più redditizia del riciclo, perché limita la quantità di materiale che dev'essere accumulato, trasportato e lavorato. Ridurre gli sprechi permette ad aziende e organi istituzionali di qualsiasi dimensione di risparmiare denaro". I costi derivanti dall'impiego della carta negli uffici fanno aumentare i costi del solo acquisto del materiale da 13 a 31 volte. Come possono le imprese, dunque, aumentare in maniera significativa e quantificabile le misure per la riduzione degli sprechi a livello dei singoli utenti? Le conseguenze di una gestione attiva della sostenibilità sono aumento del risparmio e miglioramenti immediati nel settore.
Che cosa succederebbe se ogni impiegato avesse a disposizione sul proprio desktop un vero e proprio assistente virtuale che lo supporti in scelte più ecosostenibili?
Per rispondere adeguatamente alla necessità delle aziende di gestire nel miglior modo possibile i flussi di documenti e di dati, Xerox ha realizzato il nuovo Print Awareness Tool e apre la strada a un approccio automatizzato ma personalizzato, per aiutare le imprese a ridurre l'impronta ecologica, motivando i dipendenti a stampare meno e in maniera più efficiente. Lo strumento sfrutta un widget software posizionato sul desktop che monitora e analizza la cronologia di stampa di ogni utente e segnala le cattive abitudini. Il tool fornisce misurazioni di stampa in tempo reale e offre suggerimenti su come cambiare volontariamente abitudini al fine di raggiungere gli obiettivi di riduzione dei processi di stampa.

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Sul fronte gestione documentale e sicurezza, Paolo Recrosio, Amministratore Delegato di Xerox Italia, ha analizzato il percorso evolutivo che sta portando i documenti dall'ufficio verso il cloud e le piattaforme mobile. Si tratta di un processo che richiede particolare attenzione, affinché sia affidabile e sicuro e possa garantire la riproduzione di documenti e la protezione delle informazioni digitali.
Secondo Recrosio, è importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un'intera rete aziendale pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all'interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato. I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD (Bring Your Own Device), a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni.
Il mondo del business ha visto un significativo cambiamento nel modo di lavorare. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell'era digitale.

La sicurezza dei documenti è la sfida principale nella gestione delle attività di stampa e la preoccupazione principale per quanto riguarda la sicurezza di questi processi risulta essere la necessità di controllare informazioni confidenziali o riservate stampate con mezzi condivisi.
Sebbene le imprese si aspettino una diminuzione del volume di stampa – e questo andrà ad annullare parzialmente questo rischio – tutto questo non avverrà in una notte. Nel frattempo, processi come i servizi di stampa gestita (MPS) giocheranno un ruolo importante nel mettere in sicurezza l'infrastruttura per la stampa in un ambiente lavorativo dove le informazioni, nonostante la loro natura confidenziale, sono alla portata di chiunque.

In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l'azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.
Per dirla con semplicità, fino a quando le aziende cresceranno, includendo sempre più materiali online all'interno della loro struttura lavorativa offline – sarà sempre più importante trovare un equilibrio tra il bisogno di processi cartacei sicuri e la necessità di una digitalizzazione e gestione dei documenti. Servizi come gli MPS avranno un ruolo fondamentale nel colmare questa lacuna e rappresentano sono solo il primo passo nella controllo del flusso documentale.

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