Stampa, gestione documentale e dematerializzazione

Secondo recenti analisi condotte da Xerox, la gestione ottimizzata del flusso di documenti può consentire notevoli risparmi in termini di costi di stampa e manutenzione. Analogamente, l'implementazione di un'architettura di controllo DMS può consentire controlli più stringenti e incrementare la sicurezza dei dati nell'intero ciclo produttivo di scansione, acquisizione e stampa.

Pietro Vischi, Business Team Manager, Office & Solutions di Xerox Italia ha analizzato i flussi di stampa all'interno degli uffici, scoprendo come sia possibile abilitare una reale riduzione degli sprechi. Secondo il manager, la carta che utilizziamo in ufficio è facilmente riciclabile; ciononostante, se ne spreca ancora molta.
L'Agenzia per il Controllo dell'Inquinamento del Minnesota afferma che: "la riduzione degli sprechi è più redditizia del riciclo, perché limita la quantità di materiale che dev'essere accumulato, trasportato e lavorato. Ridurre gli sprechi permette ad aziende e organi istituzionali di qualsiasi dimensione di risparmiare denaro". I costi derivanti dall'impiego della carta negli uffici fanno aumentare i costi del solo acquisto del materiale da 13 a 31 volte. Come possono le imprese, dunque, aumentare in maniera significativa e quantificabile le misure per la riduzione degli sprechi a livello dei singoli utenti? Le conseguenze di una gestione attiva della sostenibilità sono aumento del risparmio e miglioramenti immediati nel settore.
Che cosa succederebbe se ogni impiegato avesse a disposizione sul proprio desktop un vero e proprio assistente virtuale che lo supporti in scelte più ecosostenibili?
Per rispondere adeguatamente alla necessità delle aziende di gestire nel miglior modo possibile i flussi di documenti e di dati, Xerox ha realizzato il nuovo Print Awareness Tool e apre la strada a un approccio automatizzato ma personalizzato, per aiutare le imprese a ridurre l'impronta ecologica, motivando i dipendenti a stampare meno e in maniera più efficiente. Lo strumento sfrutta un widget software posizionato sul desktop che monitora e analizza la cronologia di stampa di ogni utente e segnala le cattive abitudini. Il tool fornisce misurazioni di stampa in tempo reale e offre suggerimenti su come cambiare volontariamente abitudini al fine di raggiungere gli obiettivi di riduzione dei processi di stampa.

Stampa, gestione documentale e dematerializzazione

Sul fronte gestione documentale e sicurezza, Paolo Recrosio, Amministratore Delegato di Xerox Italia, ha analizzato il percorso evolutivo che sta portando i documenti dall'ufficio verso il cloud e le piattaforme mobile. Si tratta di un processo che richiede particolare attenzione, affinché sia affidabile e sicuro e possa garantire la riproduzione di documenti e la protezione delle informazioni digitali.
Secondo Recrosio, è importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un'intera rete aziendale pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all'interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato. I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD (Bring Your Own Device), a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni.
Il mondo del business ha visto un significativo cambiamento nel modo di lavorare. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell'era digitale.

La sicurezza dei documenti è la sfida principale nella gestione delle attività di stampa e la preoccupazione principale per quanto riguarda la sicurezza di questi processi risulta essere la necessità di controllare informazioni confidenziali o riservate stampate con mezzi condivisi.
Sebbene le imprese si aspettino una diminuzione del volume di stampa – e questo andrà ad annullare parzialmente questo rischio – tutto questo non avverrà in una notte. Nel frattempo, processi come i servizi di stampa gestita (MPS) giocheranno un ruolo importante nel mettere in sicurezza l'infrastruttura per la stampa in un ambiente lavorativo dove le informazioni, nonostante la loro natura confidenziale, sono alla portata di chiunque.

In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l'azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.
Per dirla con semplicità, fino a quando le aziende cresceranno, includendo sempre più materiali online all'interno della loro struttura lavorativa offline – sarà sempre più importante trovare un equilibrio tra il bisogno di processi cartacei sicuri e la necessità di una digitalizzazione e gestione dei documenti. Servizi come gli MPS avranno un ruolo fondamentale nel colmare questa lacuna e rappresentano sono solo il primo passo nella controllo del flusso documentale.

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