Printing e information management, soluzioni per le PMI e ROBO

Printing e information management, soluzioni per le PMI e ROBO

Il progresso tecnologico rende disponibili per le PMI e gli uffici remoti una serie di device intelligenti, multifunzione in grado di snellire i processi di stampa e gestione del flusso di lavoro.
Come sottolineato dai più importanti player di mercato, se integrati nel data streaming aziendale, gli MFP intelligenti assicurano importanti ricadute in termini di produttività e risparmio di risorse.
Secondo IDC, numerose aziende sarebbero inclini a digitalizzare i documenti per ridurre lo spazio fisico di archiviazione, ma solo un terzo delle realtà europee intende sviluppare un ambiente digitale.
Attualmente la maggior parte delle aziende europee sta utilizzando una combinazione di documenti cartacei e digitali nelle loro operazioni quotidiane. Tuttavia, un terzo delle aziende intende sviluppare un ambiente digitale per il futuro.

Uno dei vantaggi principali offerti dall'automazione dei processi aziendali consiste nel fornire la possibilità di archiviare i documenti in un unico posto. Grazie all'accesso alla funzionalità di scansione, gli utenti possono digitalizzare dati in un formato che consente di svolgere ricerche, nonché eseguire la scansione diretta verso la destinazione specificata, eliminando la necessità di documenti cartacei e iniziando a creare un ambiente digitale.

L’integrazione di un MFP intelligente consente la digitalizzazione dei documenti e la capacità di eseguire la scansione diretta sulla posta elettronica, su una cartella specificata che si trova su una rete o su una destinazione basata su cloud per ulteriori scopi di utilizzo o archiviazione. In tal modo, vengono soddisfatte le esigenze del 66% delle aziende europee, secondo le quali uno dei principali vantaggi offerti dall'automazione dei processi aziendali consiste nella possibilità di disporre dei documenti archiviati in un unico posto. È possibile effettuare la scansione di documenti di diverso formato, da esportare in PDF o PDF/A, quest'ultimo più adatto alle esigenze di archiviazione digitale a più lungo termine.
Non solo, i normali processi correlati alla gestione di documenti comportano, ogni anno, una notevole perdita di produttività dei dipendenti. In quanto strumenti di trasformazione personalizzabili, gli MFP intelligenti offrono sostanziali vantaggi al flusso di lavoro, automatizzando molte operazioni manuali dispendiose in termini di tempo e consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività che favoriscono l'espansione.

In aggiunta, le numerose funzionalità per la copia, la stampa e le modalità di lavoro PC-Less, consentono di slegare il lavoro di dipendenti e collaboratori dalla scrivania, per una gestione più “fluida”, anche attraverso smartphone e tablet.


Un dispositivo intelligente altamente integrato non è necessariamente un dispositivo ingombrante e molto costoso. La rivoluzione messa in atto con l’introduzione dei multifunzione intelligenti è perciò a portata anche delle PMI e delle realtà non troppo estese. A beneficiare di questi device e delle nuove piattaforme di Document Management System sono anche le sedi distaccate e gli ambienti “ROBO” (Remote Office Branch Office). Questi uffici decentralizzati, rispetto alla casa madre, potranno essere rapidamente incluse nel flusso di lavoro, grazie alla connettività degli MFP più moderni.
Le attuali unità garantiscono infatti una gestione dei documenti attraverso cartelle remote e il cloud, sia appoggiandosi a servizi di tipo gratuito, sia sfruttando piattaforma di private cloud o servizi terzi come AWS, per esempio.
Di fatto, scegliere la strada dell'ottimizzazione documentale consente trasparenza e automazione dei flussi di lavoro, la riduzione dei costi, una maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, oltre alla tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi. Non solo, è garantita la digitalizzazione dei documenti semplificata e una maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni.
Alcuni sistemi avanzati offrono funzionalità software evolute e specifici webkit, che consente ai partner di impostare facilmente l'interfaccia utente del pannello di controllo per l'adozione di applicazioni ad hoc sui dispositivi multifunzione dei loro clienti. Ciò permette di semplificare l’integrazione del dispositivo nel flusso di lavoro quotidiano e di abilitare l’accesso rapido a piattaforme di produttività. Tra queste, sempre più utilizzata a ogni livello, Microsoft Office 365, capace di assicurare l’accesso a file e data-stream multi-device.

Printing e information management, soluzioni per le PMI e ROBO

La digitalizzazione è ovunque e la sua portata si sta rapidamente e profondamente estendendo in tutti gli ambienti professionali e sociali. Esiste un grande potenziale, come dimostrato da recenti analisi di mercato effettuate da IDC, che ha rilevato che il 50% dei dirigenti e dipendenti ritengono che il continuo scambio tra documenti digitali e cartacei sia progettato in modo inefficiente.
Per il contenimento dei costi e sopperire all’assenza di risorse di stampa sono oggi disponibili soluzioni server capaci di stabilire un unico punto di contatto lungo tutto il processo, un approccio che aiuta i reparti IT a gestire i costi in modo più efficiente.
Più in generale, da più parti si sta diffondendo una rinnovata attenzione verso la riduzione degli sprechi, oggi decisamente più redditizia del riciclo, perché limita la quantità di materiale che dev'essere accumulato, trasportato e lavorato. Ridurre gli sprechi permette ad aziende e organi istituzionali di qualsiasi dimensione di risparmiare denaro. I costi derivanti dall'impiego della carta negli uffici fanno aumentare i costi del solo acquisto del materiale da 13 a 31 volte.

La continua diffusione di sistemi MFP e di gestione e stampa intelligente non può prescindere da un approccio attento alla sicurezza del dato e della rete.
Si tratta di processi che richiedono particolare attenzione, affinché siano affidabile e sicuri e possano garantire la riproduzione di documenti e la protezione delle informazioni digitali.
È importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un'intera rete aziendale pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all'interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato. I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni.
Il mondo del business ha visto un significativo cambiamento nel modo di lavorare. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell'era digitale.
In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l'azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.

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