Network scanner, l'automazione velocizza il business

Network scanner, l'automazione velocizza il business

I moderni network scanner offrono enormi potenzialità e possono realmente accelerare il business aziendale, il tutto offrendo ingombri e costi contenuti. Nonostante la continua crescita del mercato riguardante i multifunzione intelligenti per il business, il comparto degli scanner, nel suo complesso, rimane stabile e propone unità accessibili per ogni campo d’impiego.

Tipicamente, gli scanner documentali per le PMI si avvantaggiano di un corpo principale snello e compatto, una struttura che incorpora tutto quanto possa servire per avviare digitalizzazione verso destinazioni predefinite. Nei contesti abituali, i concorrenti degli scanner di rete sono, come già anticipato, gli MFP smart, ma anche le unità ottiche per singolo utente, da connettersi via USB.

Ma a questo punto perché scegliere uno scanner di rete? Quando è opportuno orientarsi verso questo tipo di device?
Si tratta di domande più che lecite soprattutto in quei contesti di medie dimensioni, dove la scelta di un componente in luogo di un altro può fare la differenza in termini di usabilità o può impattare in modo evidente sul budget.

Uno scanner di rete vanta prestazioni e usabilità elevate ed è preferibile in quei contesti dove i processi di dematerializzazione e acquisizione sono periodici e piuttosto frequenti. Si pensi all’archiviazione di grosse moli di documenti, come può accadere in uno studio di avvocati o notai, o diversamente al flusso di carta generato e che richiede un’acquisizione rapida presso enti assicurativi o la PA.
Un network scanner trova giusta collocazione dove sia già presente una infrastruttura di rete ben organizzata, possibilmente con velocità di almeno 1 Gbit (che rappresenta oggi la base minima di partenza). Il vero asso nella manica di uno scanner pensato per la produttività via rete è la possibilità di essere utilizzato da molteplici utenti, che possono accedere adottando credenziali condivise a livello di dominio e, in molti casi, devono svolgere attività molto diverse tra loro. Per ciascun operatore può essere previsto l’accesso a differenti funzioni o destinazioni di scansione, un particolare che assicura un uso davvero facile e personalizzato e che irrobustisce la sicurezza generale del dato, impedendo la scrittura in aree remote sensibili, dove un determinato operatore non ha facoltà di accesso.

Gli scanner di rete più evoluti offrono un percorso carta munito di molteplici sensori e di roller ad elevatissima durata per la cattura della carta. Non è infrequente trovare unità in grado di assicurare centinaia di scansioni giornaliere e capaci di gestire al meglio lotti misti, carte speciali e spesse. L’aggregazione delle funzionalità hardware e dei software a corredo consente inoltre di raffinare le immagini, ripulendole dalle imperfezioni, migliorando i testi e raddrizzando eventuali scansioni storte. In questo senso uno scanner direttamente interfacciabile alla rete costituisce una vera e propria postazioni di lavoro indipendente, dotata di CPU, RAM, adattatore Ethernet e di un sistema operativo con il quale interagire tramite i pulsanti o il display frontale, che può anche variare molto come dimensioni e risoluzione.


Questo genere di apparati assicura una manutenzione e una gestione centralizzata del parco macchine; in questo modo, disponendo di più scanner connessi alla rete è possibile controllarne lo stato, monitorandone i parametri di security, i permessi di accesso e molto altro. In termini di compliance semplificano la vita degli amministratori IT mentre, per ciò che compete la produttività, permettono di controllare batch di acquisizione e inserimento automatico in software già in uso all’azienda, come per esempio CRM o ERP.

In molti casi il produttore propone SDK dedicate per gli sviluppatori e apre la propria piattaforma per facilitare l’integrazione dello scanner con programmi di terze parti o per creare vere e proprie App su misura.
Non di meno, svariati devi possono operare direttamente su piattaforme Microsoft SharePoint e Office 365, andando incontro alle esigenze delle infrastrutture più complesse. In questo contesto possono essere create utenze e gruppi con peculiarità specifiche e abilitate scritture metadata per l’impiego con Document Management Software (DMS).
In aggiunta, moduli e connettori addizionali, che possono essere distribuiti direttamente con il dispositivo oppure essere oggetto di un abbonamento a parte, facilitano la connessione con differenti target.

In quest’ottica i network scanner si innestano facilmente all’interno della rete aziendale e nei flussi di lavoro dei piccoli e dei medi uffici. Le macchine supportano il protocollo Microsoft SMB, dettaglio che permette di accedere alla rete in modo diretto, per poter archiviare i documenti su NAS, server o PC. Connettori extra per le più diffuse soluzioni nell'ambito della gestione documentale sono invece pensati per interagire con repository remoti o cloud, come per esempio OneDrive, Outlook.com, FileDirector, InfoRouter, FileBound, Google Drive, Amazon S3. Di fatto, tali moduli sono in grado di semplificare l’aggregazione di nuovi scanner all'interno dei differenti processi attivi in azienda, come per esempio la gestione delle credenziali, la scansione dei documenti. Tutto questo non richiede l’uso di una postazione PC, un aspetto da considerare quando si parla di gestione e controllo, sia lato utente, sia dal punto di vista amministrativo.

Gli scanner pensati per l’interfacciamento di rete vantano solitamente, oltre a una porta Ethernet 100 Mbps o 1 Gbps, anche un supporto wireless che permette la connessione diretta con tablet e smartphone (Wi-Fi Direct). Ciò semplifica l’accesso anche da parte di collaboratori o visitatori saltuari che, tramite l’App dedicata, possono connettersi in modo sicuro, senza dover necessariamente aggregare il device alla rete aziendale. Non solo, l’accesso wireless può essere adottato in luogo di quello cablato, una ulteriore possibilità di controllo remoto che può facilitare l’installazione e il controllo del dispositivo.

Nel complesso le funzionalità hardware e software offerte da un network scanner ne giustificano l’acquisto sia in ambienti di piccole, sia di grandi dimensioni. I gruppi di lavoro dotato di un simile device possono automatizzare e snellire numerose pratiche, grazie anche al supporto per la generazione di file professionali quali PDF multi-pagina e ricercabili, e ai software OCR, per una rapida conversione in documenti modificabili.

Questa categoria di scanner si posiziona dunque tra i versatili scanner documentali USB (anche gli scanner di rete in molti casi sono predisposti per l’uso via USB 2.0 / 3.0), e i ben più complessi e onerosi MFP.

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