Huddle Room, collaborazione ottimizzata ed economica

Huddle Room, collaborazione ottimizzata ed economica

Enrico Leopardi, VP Sales, Southern EMEA, Lifesize, spiega il nuovo concetto di "huddle room”, conveniente dal punto di vista economico perché capace di ottimizzare l‘uso dello spazio. E questo grazie anche alle nuove soluzioni di videoconferenza.

Negli ultimi anni, l'ufficio tradizionale ha lasciato sempre più spazio a un ambiente di lavoro con maggiori esigenze di mobilità. L’aumento del lavoro flessibile, infatti, insieme ad una forza lavoro mobile e distribuita sul territorio, ha portato a una sempre minore necessità di disporre di uffici e desk distaccati. Di conseguenza, le aziende stanno, attualmente, considerano alcune alternative, comprese le postazioni mobili in ambienti open-office. Considerando che molti modelli di uffici stanno migrando verso un format open space, è ancora più importante disporre di spazi di collaborazione definiti, senza rumori e distrazioni.

È in questo contesto che si inserisce il concetto di "huddle room”. Si tratta di un ambiente per piccoli gruppi di lavoro – da tre a cinque persone - e per team virtuali che si incontrano e collaborano insieme per brevi periodi. È una soluzione da seguire perché è conveniente dal punto di vista economico e, nello stesso tempo, favorisce l’ottimizzazione dello spazio disponibile.
Le aziende di tutte le dimensioni e di vari settori si stanno muovendo verso questo modello. Infatti, Frost & Sullivan stima che vi siano, attualmente, 30 milioni di huddle room in tutto il mondo. Inoltre, le huddle room sono probabilmente le aree più produttive degli uffici in quanto forniscono privacy in ambienti collaborativi e richiedono poco spazio fisico (non più di 10-12 mq).

Che cosa c’è alla base dell'esigenza di nuovi ambienti per gli uffici? Mentre gli open space sono diventati di tendenza e il bisogno di creare aree di lavoro più collaborative e flessibili è molto diffuso, di fatto, però, il fattore essenziale alla base dell'aumento degli uffici open space è il costo. Le aziende, infatti, non possono permettersi di sprecare gli spazi dedicati all’ufficio, né la produttività dei dipendenti. 

Con l'aumento del lavoro flessibile, inoltre, le aziende stanno scoprendo che lo spazio fisico richiesto per ogni dipendente è molto più ridotto. Uno studio recente ha stimato che il lavoro flessibile potrebbe generare un risparmio di 1,1 miliardi di sterline per l'economia del Regno Unito. Questo potrebbe essere un grande vantaggio da considerare dalle aziende quando investono in nuovi ambienti di lavoro.

In questo contesto, la huddle room, oltre a fornire uno spazio-meeting flessibile in open space, può offrire all’azienda numerosi altri vantaggi, tra cui un miglioramento sia dello scambio culturale che della collaborazione, anche perché le huddle room consentono di usufruire di una maggiore prossimità lavorativa. Inoltre, le stesse sono molto attrattive per i cosiddetti “millennial”, i quali - entro il 2020 - rappresenteranno la metà della forza lavoro globale e desiderano lavorare in un contesto che favorisca la collaborazione multiculturale.

Garantire il ROI nelle huddle room
In questo ambito, la garanzia di un buon ritorno sull'investimento nelle huddle room si può ricondurre, sinteticamente, all'ottimizzazione nell’uso dello spazio. Questo prevede che il team di gestione crei una “huddle room” per evitare lo spreco di aree di lavoro, in ambiente open space, e che il management promuova una cultura organizzativa che garantisca il miglior utilizzo degli spazi, il più possibile funzionale alle diverse esigenze.In genere, una huddle room è attrezzata da due a quattro postazioni, più un telefono da utilizzare, per esempio, per one-to-one meeting oppure telefonate private. 

Tuttavia, molte aziende stanno ampliando l’impiego della tecnologia audio e videoconferenza, estendendolo dalle sale riunioni del management aziendale e dell’”executive suite”, fino a sale meeting di dimensioni più contenute. Garantendo funzionalità e capacità tecniche uguali in tutti gli ambienti, le huddle room possono essere utilizzate per tutti i tipi di meeting: dagli incontri di brainstorming interni alle sessioni di strategia del senior management, fino alle collaborazioni con i clienti, mantenendo un uso efficiente in ogni sala riunioni.
In questo ambito, la videoconferenza diventa uno strumento essenziale per le strategie di comunicazione e collaborazione di molte aziende. Il costo, la facilità d'uso, la flessibilità e la scalabilità delle videoconferenze aprono la porta a una vasta gamma di nuovi modelli di utilizzo che soddisfino le esigenze dei più moderni e dinamici ambienti di lavoro.

Ciò nonostante, secondo lo stesso studio effettuato da Frost & Sullivan, le huddle room abilitate alla videoconferenza attualmente sono meno del 5% sui 30 milioni a livello mondiale. Questa situazione potrebbe essere causata da diversi fattori, tra cui elevati costi di acquisizione e operativi delle soluzioni tecnologiche, oltre all’aspetto educational: molte aziende, infatti, semplicemente non sono consapevoli di quali siano le possibilità offerte dalle soluzioni di videoconferenza. Le aziende sono disposte a pagare per un aumento del numero di utenti di videoconferenza, ma è improbabile che investano in più risorse IT per supportare la soluzione. In questo contesto, ciò che potrebbe aiutare a superare questi ostacoli, facilitando l'implementazione e la gestione dei costi operativi, è un modello SaaS.

Una soluzione di videoconferenza basata su cloud, infatti, riduce drasticamente i tempi di implementazione e gestione della soluzione e abbassa, inoltre, i costi sia per i reparti IT, sia per gli utenti finali. Una soluzione di collaborazione cloud all-in-one con audio web, videoconferenza e chat di gruppo fornita da un singolo fornitore di fiducia, offre agli utenti un'esperienza di comunicazione coerente e facile da utilizzare - su piattaforme e dispositivi - per ottenere il massimo della produttività e della collaborazione, indipendentemente dalla propria location. Per l'amministratore IT, un sistema completamente integrato - che comprenda il dispositivo hardware, software, assistenza e supporto effettivi - significa meno tempo dedicato all’implementazione, alla formazione e alla gestione e il tutto si traduce in un minore costo totale di proprietà.