Conformi al GDPR? Basta seguire i suggerimenti di Nuance

Conformi al GDPR? Basta seguire i suggerimenti di Nuance

A un mese dall’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, imprese e società sono riuscite a riorganizzare le loro strutture interne? Precisamente il 25 maggio è entrato in vigore il nuovo regolamento UE 2016/679 – meglio noto come GDPR (General Data Protection Regulation) – sul trattamento dei dati personali che punta a superare le attuali lacune normative, migliorando alcuni aspetti organizzativi e procedurali con la responsabilizzazione dei soggetti che ogni giorno hanno a che fare con informazioni sensibili.

Molte aziende hanno dovuto rivedere la propria infrastruttura organizzativa ed informatica, e considerando che il costo complessivo dovuto alle violazioni di dati – data breach – registrato nel 2017 è pari a 5,78 milioni di dollari (Fonte: Cost of Data Breach 2017, lo studio annuale condotto dal Ponemon Institute su 419 organizzazioni in 12 paesi, tra cui anche l’Italia), uniformarsi al regolamento e adempiere ai nuovi obblighi normativi è un vero e proprio imperativo per i business anche di piccole dimensioni. Per supportare le aziende a migliorare il livello di sicurezza dei propri dati, Nuance Document Imaging ha individuato 4 regole d'oro per affrontare la fase di transizione gestendola come un’opportunità per evolvere grazie alle soluzioni imaging GDPR-compliant.

Chris Strammiello, vice president of global alliances & strategic marketing, di Nuance Document Imaging
In un momento in cui le aziende pongono particolare attenzione al trattamento dei dati personali adeguandosi al GDPR, la sicurezza informatica deve estendersi a tutte le tecnologie utilizzate in azienda. Alla luce dell’entrata in vigore della nuova normativa, è necessario rivedere le modalità di gestione e trattamento dei dati implementando soluzioni allo stato dell’arte. Le soluzioni imaging di Nuance – per la cattura, l’archivio, la stampa e lo scambio di dati – permettono alle aziende di adeguarsi ai nuovi scenari normativi e adempiere le ‘best practice’ del GDPR.

Rendere sicura la gestione della stampa in azienda
Le stampanti multifunzione (MFP) comportano un rischio significativo per i dati personali in molte organizzazioni e altrettante responsabilità in termini di conformità GDPR. Le soluzioni di Nuance – tra cui il software intelligente di gestione di stampa Equitrac – consentono alle organizzazioni di limitare l'accesso ai dispositivi e controllare ciò che gli utenti possono o non possono fare su ciascun device, oltre a offrire la crittografia dei dati per proteggere i documenti durante i lavori di stampa e di acquisizione documentale per garantire che i dati personali siano protetti in ogni fase del processo.

Controllare i contenuti dei documenti
Spesso è proprio la condivisione di contenuti e dati interna – tra colleghi – o esterna – con i clienti – a non essere conforme alla normativa GDPR. Le soluzioni Nuance supportano il business attraverso lo screening di documenti inviati via e-mail o stampante per garantire che nessun dato personale venga lasciato esposto.

Supporto per l'intero flusso di lavoro
I dati costituiscono fonte di ricchezza per qualsiasi business ed è quindi importante garantire una gestione sicura ed efficiente su tutti i dispositivi utilizzati e in ogni processo che prevede il loro trattamento attraverso l’implementazione di soluzioni in grado di garantire lo stesso livello di sicurezza anche su device personali, per supportare la forza lavoro nelle situazioni di mobilità. A questo proposito, AutoStore di Nuance è una soluzione di acquisizione dati che consente di distribuire documenti cartacei, elettronici e dati provenienti da diverse fonti nelle applicazioni aziendali in modo sicuro.

Censura di informazioni personali
Le soluzioni imaging di Nuance sono in grado di supportare anche la conformità GDPR automatizzando la censura delle informazioni personali: i documenti inviati via e-mail, stampante e fotocopiatrice sono infatti monitorati attentamente soprattutto quando contengono dati personali. Nello specifico, le informazioni sensibili – una volta identificate – vengono automaticamente censurate per garantire la sicurezza del documento.