Fatturazione elettronica, come funziona e perché è importante?

Fatturazione elettronica, come funziona e perché è importante?

Andrea Rossi, dottore commercialista partner di Talea - Tax Legal Advisory, ci spiega implicazioni e le modalità di impiego dei nuovi sistemi di fatturazione elettronica.

Dal primo gennaio 2019 la fattura cartacea, inviata a mezzo pdf o posta, perderà valore legale. Tutte le fatture emesse ai clienti italiani dovranno essere digitali (in formato XML) ed inviate al cliente finale esclusivamente tramite i canali telematici (sistema di interscambio SdI) forniti e controllati dall’Agenzia delle Entrate.
I professionisti le piccole medie imprese dovrebbero guardare alle scadenze dei nuovi obblighi di legge come a un’opportunità per migliorare il processo che va dalla gestione degli acquisti fino al ciclo passivo, con l’utilizzo di strumenti che favoriscono la collaborazione informatica e la digitalizzazione dei processi amministrativi.

La gestione strutturata e informatizzata del ciclo amministrativo consente di ridurre tempi ed errori nella gestione dei dati, evita la loro rilavorazione, aumentando la produttività, assicura la condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni coinvolte e consente una più facile e veloce fruibilità del dato.
Oltre, naturalmente, alla riduzione dei costi legati al trattamento dei documenti in cartaceo, come ad esempio le spese di spedizione. Ci sono poi vantaggi indiretti quali l’attivazione di logiche collaborative sia fra direzioni aziendali, sia fra cliente e fornitore. Se poi anche i processi a valle del ciclo amministrativo – in particolare la gestione degli acquisti – sono digitalizzati, i benefici su tutta la “filiera” aumentano in maniera esponenziale. Si arriva a un efficientamento e ad una tracciabilità di tutto il processo.

La fattura elettronica, dopo essere stata generata nel formato XML, deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), che procederà all’effettuazione di alcune verifiche, superate le quali il documento potrà essere recapitato al ricevente. L’eventuale scarto del file trasmesso, che viene comunicato entro 5 giorni dall’invio, implica che la fattura, o le fatture elettroniche, in esso contenute si considerino non emesse e debbano essere nuovamente trasmesse al sistema. Così come la fattura “cartacea”, anche quella elettronica deve contenere le informazioni stabilite dall’art. 21 del DPR 633/72 cioè il codice fiscale, partiva IVA, etc. con l’aggiunta del nuovo “codice destinatario” e/o dell’indirizzo PEC del cliente.

Il motivo principale che ha spinto il legislatore all’introduzione della fattura elettronica, probabilmente non è l’efficientamento del sistema, bensì quello della riduzione del tax gap iva, ovvero l’evasione dell’imposta sul valore aggiunto, serissimo problema che riguarda l’intera comunità europea e di cui l’Italia è tristemente protagonista con un ammanco rilevante nel recupero dell’imposta. Questa innovazione comporta anche dei costi a carico del contribuente, molte piccole e medie imprese infatti dovranno dotarsi di software per gestire la fatturazione o abbonarsi a portali online che forniscono il servizio; nuovi oneri da sostenere che si sommano ai già moltissimi relativi ai vari obblighi fiscali, burocratici e contabili.

Ulteriore problematica di non poco conto è quella prettamente pratica, che impatterà sulla vita lavorativa di tutti i giorni delle imprese e dei loro clienti, poiché la fattura elettronica prevede procedure di inserimento dati più lunghe e complesse rispetto ad una classica fattura, e occorre necessariamente un supporto informatico per produrla, oltre alla necessità di aggiornare le anagrafiche dei clienti e fornitori con i nuovi codici destinatario e indirizzi PEC. Tutti gli operatori si dovranno dotare di un pc ed in molti casi, per non perdere efficienza nella velocità di servizio alla clientela, anche di personale dedicato.

Qual è il corretto processo per la generazione di una fattura elettronica in formato XML?
Gli step da seguire includono la creazione del documento e la successiva trasmissione al c.d. Sistema di Interscambio (SdI), canale telematico gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica, come funziona e perché è importante?

Seguirà una fase di contro del file da parte del Sistema di Interscambio (SdI): in caso di esito negativo dei controlli verrà inviata una ricevuta di scarto al trasmittente (la fattura non viene ricevuta e si considera non emessa); in caso di esito positivo dei controlli si realizzerà a tutti gli effetti il recapito del documento al destinatario/ricevente. Lo step finale prevede la conservazione del documento XML.

Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica:
- i soggetti che hanno aderito al regime “dei minimi” di cui all’art. 27 co. 1 e 2 del DL 98/2011;
- i soggetti che hanno aderito al regime “forfetario”
- i soggetti esteri, non identificati e non stabiliti in Italia, cui si applica la normativa del paese di origine (le fatture emesse e ricevute da questi soggetti passivi saranno oggetto di una nuova comunicazione Spesometro / Dati Fattura con cadenza mensile).

Lo SdI mette a disposizione nelle rispettive aree riservate del web dell’Agenzia delle Entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente un duplicato informatico della fattura.
La formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici devono avvenire, a fini tributari, nel rispetto delle regole tecniche contenute nel codice dell’amministrazione digitale - CAD (art. 71 del D.Lgs. 82/2005) e dell’art. 21 co. 3 del DPR 633/7252, in materia di fatturazione elettronica. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le seguenti caratteristiche: immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità, utilizzo dei formati previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Salvo diversi interventi normativi, le fatture elettroniche non possono essere conservate ai termini di legge in formato cartaceo e/o su cartelle di PC e Pen Drive. Le eventuali copie possedute su supporto cartaceo sono prive di valore probatorio ai fini fiscali.

La procedura di conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari deve conformarsi ai principi dettati dall’art. 3 del DM 17.6.2014 e deve concludersi entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative all’anno data fattura, intendendosi tale, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.